Сравнение предложений поставщиков: как привести коммерческие предложения к одной базе

Три поставщика могут указать разные цены на одну закупку, но предложить разный объём поставки. Один включит налог и доставку, второй вынесет их в примечание, третий не назовёт стоимость перевозки. Если перенести в итоговую таблицу только крупные цифры с первых страниц, самое дешёвое предложение может оказаться неполным.

Рабочий результат сравнения — не рейтинг цен, а таблица на общей базе. В ней видно, откуда взялось каждое значение, каких данных нет, какие предложения прошли обязательные условия и почему ответственный утвердил итоговый выбор.

Почему одной цены недостаточно

Сначала определите, что именно покупает компания. Цена имеет смысл только вместе с количеством, единицей измерения и составом поставки. Комплект оборудования без монтажа нельзя напрямую сравнивать с комплектом, в который входят монтаж и пусконаладка.

Проверьте семь групп условий:

1. Комплектность: товар, работы, расходные материалы, документация и гарантийные обязательства.
2. Объём: количество, единица измерения, минимальная партия и допустимое отклонение.
3. Налоги: включён ли налог в указанную сумму и по какой строке это видно.
4. Доставка: входит ли перевозка, до какого места и кто оплачивает разгрузку.
5. Сроки: дата или период поставки, срок действия предложения.
6. Оплата: аванс, оплата после поставки, этапы и возможная отсрочка.
7. Допуск поставщика: обязательные документы, технические требования и другие правила конкретной закупки.

Срок оплаты или доставки не нужно сразу превращать в условные рубли. Сначала сохраните исходное условие, затем отдельно опишите правило оценки. Так решение можно будет повторить без догадок.

Как подготовить документы и общую базу

Зафиксируйте базу до заполнения сравнительной таблицы. Например: 100 единиц товара одной спецификации, цена в рублях, налог включён, доставка до склада включена, срок поставки — не более 20 календарных дней. Если этого не сделать заранее, допущения начнут меняться под конкретного поставщика.

Для каждого файла запишите поставщика, дату получения, дату самого документа и версию: КП-А-v1, КП-А-v2. Не перезаписывайте первую версию второй. Письмо с уточнением, приложение и спецификация тоже относятся к источникам предложения.

Приведите величины к общему виду:

• упаковки пересчитайте в штуки, если известна комплектация упаковки;
• валюту пересчитайте по заранее выбранному курсу и дате, сохранив оба параметра;
• отделите обязательную часть поставки от опций;
• приведите налоги и доставку к одному правилу включения;
• сохраните исходное значение рядом с нормализованным.

Если скан прочитан неуверенно, отметьте ячейку «не распознано». Если условие отсутствует, напишите «нет данных». Неизвестная цена не равна нулю: ноль ошибочно сделает неполное предложение самым дешёвым.

Как устроить таблицу и правила допуска

Таблицу лучше разделить на два слоя. Первый отвечает на вопрос, можно ли рассматривать предложение. Второй помогает сравнить варианты, которые прошли допуск.

Обязательные условия допуска

К обязательным условиям можно отнести соответствие спецификации, предельный срок, наличие требуемых документов или согласованный порядок оплаты. Для каждого условия задайте результат: «да», «нет» или «нужно уточнить». Баллы не должны компенсировать невыполненное обязательное требование.

Сравнимые значения и пропуски

После допуска можно применить взвешенную оценку — например, отдельно оценивать стоимость, срок и условия оплаты. До расчёта зафиксируйте шкалу и веса. Изменение весов после просмотра результата создаёт удобного победителя, а не проверяемое решение.

Что можно поручить ИИ и как проверить извлечение

ИИ можно поручить черновое заполнение таблицы: найти в документах цены, налоги, сроки и условия оплаты; привести обозначения к согласованному виду; составить список противоречий и вопросов поставщикам. В каждой заполненной строке нужна ссылка на файл и страницу документа.

Человек проверяет извлечение по исходным страницам. Для чисел особенно важны знак валюты, количество разрядов, единица измерения и пометки мелким шрифтом. Значение из итоговой строки нельзя автоматически переносить в строку «цена товара», если итог также включает услуги.

Правило для модели должно быть прямым: если данных нет или фрагмент не читается, оставить пропуск и сформулировать вопрос. Модель не должна вычислять отсутствующую доставку по похожим предложениям, подставлять типовую налоговую ставку без основания в документе или превращать неизвестную цену в ноль.

Если маршрут всегда одинаков — получить файлы, извлечь заданные поля и записать их в таблицу, — может хватить обычной интеграции с правилами проверки. ИИ-агент нужен, когда системе разрешено выбирать следующий шаг: открыть приложение, сопоставить разные формулировки или подготовить уточнение. Чат-бот в этой задаче будет лишь интерфейсом диалога и сам по себе не решит задачу сравнения.

Как посчитать сопоставимую стоимость

Ниже — учебный пример на вымышленных данных. Все поставщики предлагают 100 единиц одного товара. Суммы приведены к рублям, налог принят по строкам самих КП, доставка учитывается до одного склада.

Стоимость на одинаковой базе

Формула для предложения с ценой без налога:

Сопоставимый итог = цена товара без налога + налог + доставка + обязательные работы.

Сравнение коммерческих предложений поставщиков пока даёт предварительный вывод только по А и Б: по указанным в КП суммам Б дешевле на 13 000 ₽, но возможную доплату за требуемый срок нужно уточнить. Предложение В нельзя объявить победителем или проигравшим, пока поставщик не сообщит стоимость доставки либо не подтвердит, что она включена.

Проверка формул и исходных страниц

Проверяющий повторяет арифметику независимо от автора таблицы:

• А: 900 000 + 180 000 + 25 000 = 1 105 000;
• Б: 910 000 + 182 000 + 0 = 1 092 000, но итог остаётся предварительным, пока не подтверждено отсутствие обязательной доплаты;
• В: итог не вычисляется из-за пропуска.

Затем он открывает указанные страницы и проверяет, относятся ли суммы к тому же объёму и составу. Формула может быть верной, а исходная строка — относиться к другой комплектации.

Как уточнить условия и проверить устойчивость выбора

Вопрос поставщику должен закрывать конкретную ячейку: «Входит ли доставка 100 единиц до склада по указанному адресу в сумму 1 056 000 ₽ с налогом? Если нет, укажите стоимость». Ответ сохраните вместе с письмом, датой и ответственным.

Уточнения поставщику

Также полезно спросить:

• действует ли цена для нужного количества;
• какие позиции считаются дополнительными;
• включены ли упаковка, страхование, разгрузка и обязательные работы;
• от какой даты считается срок поставки;
• меняется ли цена при выбранном порядке оплаты.

Когда изменение условия меняет выбор

Допустим, поставщик В сообщил доставку 50 000 ₽. Его итог стал 880 000 + 176 000 + 50 000 = 1 106 000 ₽. Тогда по первоначально указанным суммам Б дешевле В на 14 000 ₽, но выбор остаётся предварительным до ответа об обязательных доплатах Б.

Поставщик Б затем уточнил, что для поставки за требуемые 20 дней нужна доплата 20 000 ₽. Его итог вырос до 1 112 000 ₽, и В стал дешевле на 6 000 ₽. Это не произвольная поправка таблицы: появилось подтверждённое условие и новая версия решения.

Проверьте несколько обоснованных вариантов — стоимость доставки, обязательную услугу, курс валюты или объём. Не перебирайте произвольные значения. Цель проверки — понять, какое реалистичное изменение меняет выбор и какое уточнение нужно получить до утверждения.

Как сохранить основания и повторять сравнение

Храните исходные КП, приложения, переписку, таблицу расчёта и решение в одной папке закупки. Файлам назначьте версии, а в таблице запретите незаметное исправление исходных значений. Новое письмо поставщика создаёт новую запись, а не стирает прежнюю.

Ниже — заполненный учебный журнал двух версий предложения Б. Названия файлов, даты и номера писем вымышлены и нужны, чтобы показать воспроизводимую запись источников.

Журнал отделяет факт от предположения. В первой версии документ подтверждает срок 20 дней, но не подтверждает отсутствие доплаты, поэтому нулевая доплата не становится фактом. Во второй версии письмо с датой и идентификатором закрывает пропуск, после чего ответственный пересчитывает итог и заново утверждает выбор.

Для повторной проверки достаточно открыть названные версии документов, перейти к указанным страницам и выполнить формулы. Если новое письмо противоречит исходному КП, обе записи сохраняют: позднее уточнение не должно стирать прежнее основание решения.

Автоматизация может принимать файлы, извлекать поля, отмечать пропуски, пересчитывать формулы и готовить вопросы. Человек задаёт правила допуска, подтверждает спорные значения и утверждает поставщика. Интеграция может переносить подтверждённый результат в рабочую систему, но не должна скрывать источник и историю изменения.

Switch On AI может помочь спроектировать такой процесс как ИИ-агента для обработки документов или более простой фиксированный сценарий. Состав решения зависит от форматов КП, места хранения, правил доступа и порядка утверждения. Прототип помогает проверить ключевой сценарий, но не равен полноценному внедрению.

Чтобы обсудить применимость, подготовьте обезличенный пакет из двух-трёх КП, желаемые колонки и пример принятого решения. Удалите реквизиты и сведения, которые не нужны для разбора. Затем расскажите Switch On AI о процессе: на первой оценке можно определить, где достаточно таблицы и интеграции, а где нужен ИИ-агент с обязательным подтверждением человека.