Закупки заказали товар, сотрудник приёмки подтвердил поставку, а финансовая служба получила счёт. Значения в трёх документах могут не совпасть: например, поставщик выставил десять единиц, хотя фактически принято восемь. До решения об оплате нужно связать соответствующие строки и показать расхождение ответственному.
Результат процесса — таблица, в которой рядом стоят заказанное, принятое и выставленное количество. Она не принимает финансовое решение: система готовит проверяемые данные, а уполномоченный сотрудник действует по правилам компании.
Какую задачу решает этот процесс
Закупкам важно понять, исполнен ли заказ и почему возникло отклонение. Финансовой службе — увидеть, какая часть счёта подтверждается поступлением, а какая требует разбора. Для этого применяется трёхсторонняя сверка, или three-way matching: построчно сопоставляются заказ поставщику, подтверждённое поступление и счёт.
На выходе сотрудник получает таблицу расхождений между заказанным, принятым и выставленным к оплате. В ней должны быть исходные значения, найденное соответствие, величина отклонения и ответственное действие.
Граница процесса принципиальна. Такая сверка:
- не рассчитывает остаток задолженности между сторонами;
- не заменяет акт сверки взаиморасчётов за период;
- не определяет маршрут согласования платежа;
- не разрешает оплату автоматически.
Если строки совпали, это означает только то, что данные прошли согласованную проверку. Право провести документ или одобрить платёж задаётся отдельно.
Какие данные и правила подготовить
Сначала определяют источники полей и людей, которые отвечают за их достоверность. Если собрать значения из разных документов без владельцев и правил, таблица покажет различие, но не поможет понять его причину.
| Поле | Источник | Ответственный | Статус |
|---|---|---|---|
| Номер заказа | Заказ поставщику | Закупщик | Обязательное |
| Номер строки заказа | Заказ поставщику | Закупщик | Обязательное |
| SKU или другой согласованный код | Заказ и справочник номенклатуры | Владелец справочника и закупщик | Обязательное |
| Заказанное количество | Строка заказа | Закупщик | Обязательное |
| Цена за единицу | Строка заказа | Закупщик или владелец условий заказа | Обязательное |
| Валюта | Заказ и счёт | Закупщик и финансовая служба | Обязательное |
| Подтверждённое принятое количество | Накладная, документ или запись приёмки | Ответственный за приёмку | Обязательное |
| Номер документа и строки поступления | Документ приёмки | Ответственный за приёмку | Обязательное |
| Номер и строка счёта | Счёт поставщика | Финансовая служба | Обязательное |
| Выставленное количество | Строка счёта | Финансовая служба | Обязательное |
| Единица измерения | Заказ, поступление и счёт | Владельцы соответствующих документов | Обязательное |
| Коэффициент пересчёта единиц | Утверждённый справочник или правило | Специалист заказчика | Условное |
| Правило округления | Регламент заказчика | Специалист заказчика | Условное |
| Допуск по цене или количеству | Утверждённая политика заказчика | Уполномоченный специалист | Условное |
| Форматы документов и доступные API | Обследование систем | Владелец системы и специалист по внедрению | Неизвестное до обследования |
| Права, тариф и ограничения подключения | Настройки и условия используемой платформы | Владелец системы | Неизвестное до обследования |
Если таблица не помещается, прокрутите её вправо. С клавиатуры используйте стрелки.
Короткий синтетический образец без клиентских данных:
| Поле | Условное значение |
|---|---|
| Заказ и строка | PO-TEST-01, строка 1 |
| SKU | SKU-001 |
| Заказано | 10 шт. |
| Принято | 8 шт. |
| Счёт и строка | INV-TEST-01, строка 1 |
| Выставлено | 10 шт. |
| Цена | 100 условных денежных единиц за штуку |
| Валюта | Условная единица для учебного расчёта |
| Допуск | Не задан |
Если таблица не помещается, прокрутите её вправо. С клавиатуры используйте стрелки.
Неизвестный допуск нельзя заменять «разумным» процентом. Пока специалист заказчика не утвердил правило, система не должна считать ненулевое расхождение допустимым: такую строку нужно передать человеку с пометкой, что правило не задано.
Что сравнивать в трёхсторонней сверке
Проверка состоит из трёх связанных, но самостоятельных частей.
- Заказ поставщику. Строка задаёт согласованные SKU, количество, единицу измерения, цену и валюту.
- Подтверждённое поступление. Документ или запись приёмки показывает, какое количество сотрудник зарегистрировал как принятое. Сверка опирается на это подтверждение, но сама по себе не доказывает физическую поставку. Сам факт существования заказа тоже не подтверждает поступление.
- Счёт. Строка счёта показывает, что поставщик предъявил к оплате: позицию, количество, цену и сумму.
В официальной документации Microsoft Dynamics 365 Finance трёхсторонняя сверка описана как сопоставление строки счёта со строкой заказа и строкой поступления товара. Документация обновлена 4 июня 2026 года. Это подтверждает принцип разделения заказа и поступления, но не доказывает совместимость с системой конкретного заказчика: версию, настройки, тариф и права нужно проверить отдельно.
Акт сверки взаиморасчётов отвечает на другой вопрос: как соотносятся учтённые сторонами расчёты и остатки за период. Согласование оплаты определяет, кто вправе принять финансовое решение и по какому маршруту. Ни акт, ни маршрут согласования не заменяют построчное сравнение заказа, физического поступления и счёта.
Как найти соответствующие позиции
Надёжное сопоставление начинается не с названия товара, а с устойчивых ключей. Предпочтительный порядок: номер заказа, номер строки заказа и SKU. Дополнительно можно проверять поставщика, единицу измерения, цену и валюту, но они не должны маскировать отсутствие основных ключей.
Для частичной поставки одна строка заказа может иметь несколько подтверждений приёмки. Их можно суммировать, только если они относятся к той же строке заказа, тому же SKU и согласованной единице измерения. Нужно также исключить отменённые или повторно загруженные документы.
Если заказ оформлен в упаковках, а приёмка — в штуках, значения нельзя сравнивать напрямую. Сначала применяют утверждённый коэффициент пересчёта, затем правило округления. Когда такого правила нет, строку помечают как несопоставимую и передают человеку.
Похожие названия не являются достаточным основанием. «Кабель USB 1 м» и «Кабель USB 2 м» могут выглядеть близко, но обозначать разные SKU. Языковая модель может предложить кандидата для проверки, однако не должна объявлять строки совпавшими без подтверждённого ключа.
Кто разбирает расхождения
Причина определяет исполнителя задачи:
| Расхождение | Кому передать | Что проверить |
|---|---|---|
| Цена в счёте отличается от заказа | Закупщику и владельцу условий заказа | Изменение условий, скидку, надбавку, валюту и единицу цены |
| Выставлено больше, чем принято | Закупщику и ответственному за приёмку | Частичную поставку, пропущенный документ или ошибку счёта |
| Нет подтверждённой поставки | Ответственному за приёмку | Прибыл ли товар и оформлено ли поступление |
| Возможен повторный счёт | Финансовой службе | Номер счёта, поставщика, заказ, сумму и состав строк |
| Нет надёжного соответствия строк | Закупщику или владельцу справочника | Номер строки, SKU и единицы измерения |
Если таблица не помещается, прокрутите её вправо. С клавиатуры используйте стрелки.
Допуск — это утверждённое правило компании, а не решение языковой модели. Система может применить заданный порог и показать основание расчёта. Она не должна назначать процент, считать отклонение несущественным или менять ответственного по собственной оценке.
Учебный пример: путь от входных данных до результата
Ниже приведён синтетический пример, а не клиентский кейс, файл или результат внедрения Switch On AI. Все названия и числа условны.
Исходные данные: в строке заказа PO-TEST-01 указан SKU-001 — 10 штук по 100 условных денежных единиц. Приёмка подтверждает 8 штук. В счёте INV-TEST-01 поставщик выставил 10 штук по той же цене.
Промежуточное решение:
- Номер заказа, номер строки и SKU совпали.
- Подтверждённое количество ограничивает сопоставленную часть восемью единицами.
- Сопоставленная сумма:
min(10, 8, 10) × 100 = 800. - Сумма счёта:
10 × 100 = 1 000. - Расхождение со сведениями о поступлении:
(10 − 8) × 100 = 200.
Чтобы показать результат и не посчитать позицию дважды, одна исходная строка ниже распределена на подтверждённую часть и исключение:
| Позиция | Заказано | Принято | Выставлено | Отклонение | Решение |
|---|---|---|---|---|---|
| SKU-001 — сопоставленная часть | 8 шт. | 8 шт. | 8 шт. | 0 | Сопоставлено на 800 условных денежных единиц |
| SKU-001 — неподтверждённый остаток счёта | 2 шт. | 0 шт. | 2 шт. | 2 шт. / 200 условных денежных единиц | Не одобрять автоматически; передать закупщику |
Если таблица не помещается, прокрутите её вправо. С клавиатуры используйте стрелки.
Контрольные суммы возвращают исходные значения: заказано 8 + 2 = 10, принято 8 + 0 = 8, выставлено 8 + 2 = 10. Итоговое денежное расхождение — 200 условных денежных единиц.
Это расхождение трёхсторонней сверки, а не остаток задолженности. Задача закупщику — выяснить статус двух единиц: товар ещё не поставлен, приёмка не зарегистрирована или поставщик должен исправить счёт. Решение об оплате принимает уполномоченный человек по правилам заказчика.
Как проверить результат перед запуском
Проверочные сценарии нужно записать до запуска. Ниже указаны ожидаемые результаты для синтетических данных, а не отчёт о выполненном тесте.
| Сценарий | Входные данные | Ожидаемый результат | Сигнал ошибки | Действие человека |
|---|---|---|---|---|
| Нормальный путь | Заказано, принято и выставлено по 10 шт. по 100 | Сопоставлено 1 000; расхождение 0 | Ненулевое отклонение или потерянная строка | Проверить ключи, цену и расчёт |
| Частичная поставка | Заказано 10, принято 8, выставлено 10 по 100 | Сопоставлено 800; исключение 200 | «Выставлено больше подтверждённого поступления» | Закупщик выясняет статус двух единиц |
| Нет надёжного ключа | В счёте есть похожее название, но нет подтверждённой связи со строкой заказа | Строка не сопоставлена | Попытка считать название достаточным совпадением | Закупщик или владелец справочника уточняет SKU и строку |
| Разные единицы измерения | Заказ в упаковках, приёмка в штуках | Остановка до применения утверждённого пересчёта | Сравнение исходных чисел без коэффициента | Специалист утверждает правило или разбирает строку вручную |
Если таблица не помещается, прокрутите её вправо. С клавиатуры используйте стрелки.
Перед внедрением также проверяют:
- физическая поставка не подменяется наличием документа;
- несколько частичных поступлений относятся к нужной строке и не задублированы;
- единицы измерения и валюта совпадают либо преобразуются по утверждённому правилу;
- округление даёт воспроизводимый результат;
- повторный счёт не проходит как новая операция;
- неизвестный допуск не назначается автоматически;
- при нехватке данных система показывает причину остановки и адресата задачи.
Отдельно проверяют контрольные суммы: распределённые части должны сходиться с исходной строкой заказа, поступления и счёта.
Что согласовать для внедрения
Готовая функция платформы и собственная интеграция — разные варианты. Если используемая система уже поддерживает трёхстороннюю сверку, нужно проверить её версию, настройки, доступные поля, правила допусков, права и ограничения тарифа. Документация Microsoft Dynamics 365 Finance подтверждает возможности этой платформы в описанных условиях, но не совместимость с другой системой или конкретной конфигурацией заказчика.
Собственная интеграция может получать строки из доступных источников, сопоставлять их по утверждённым ключам и формировать таблицу исключений. ИИ-помощник уместен, если сотруднику нужно разбирать неоднозначные документы или готовить пояснение и задачу ответственному. Бот может служить диалоговым каналом. Если все поля и ветви заранее определены, достаточно обычной интеграции без выбора действий моделью.
До разработки следует согласовать:
- источники заказа, поступления и счёта;
- обязательные ключи и правила для частичных поставок;
- единицы измерения, валюты и округление;
- утверждённые допуски и их владельца;
- полномочия системы и действия, которые подтверждает человек;
- формат таблицы расхождений и адресатов задач;
- обычные сценарии, исключения и критерии приёмки;
- доступные API, права, версию и ограничения систем.
Правила бухгалтерского, юридического и отраслевого учёта задаёт и проверяет специалист заказчика. Автоматизация применяет эти правила, но не создаёт их самостоятельно.
Switch On AI после проверки данных и API может разработать ИИ-помощника, бота или интеграцию для формирования таблицы расхождений между заказанным, принятым и выставленным к оплате. Прототип проверяет один ключевой сценарий и не равен полноценному внедрению. Совместимость, объём работ, сроки и эффект нельзя определить без обследования.
Если задача начинается раньше — с формирования потребности и заказа, полезно отдельно разобрать автоматизацию планирования закупок. Для оценки самой сверки можно передать обезличенные заказ, накладную и счёт, разобрать одну операцию и согласовать границы прототипа.
Вопросы по этой задаче
Чем это отличается от сверки взаиморасчётов?
Трёхсторонняя сверка построчно сравнивает заказ, подтверждённое поступление и счёт. Сверка взаиморасчётов сопоставляет учтённые сторонами расчёты и остатки за период, поэтому решает другую задачу.
Как обработать частичную поставку?
Подтверждённые поступления суммируют в пределах одной строки заказа, одного SKU и согласованной единицы измерения. Сопоставляется только фактически подтверждённая часть, а превышение в счёте остаётся исключением для человека.
Можно ли автоматически одобрять счёт?
Совпадение данных само по себе не даёт права одобрить оплату. Маршрут, полномочия и допустимые автоматические действия устанавливает заказчик; исключения должны передаваться уполномоченному сотруднику.